Een groot mediabureau vroeg Retriever of we konden helpen met het optimaliseren van hun media-executie proces. Nu vind ik het woord media-executie 🪓 altijd wat luguber klinken, maar dat valt gelukkig in praktijk behoorlijk mee.
Een mediabureau is gespecialiseerd in het maken van communicatiestrategieën en -plannen voor grote adverteerders. Tijdens het executie-proces worden alle gemaakte mediaplannen in gang gezet. De planning is rond, de budgetten gealloceerd, de onderhandelingen gedaan. Nu volgt het ‘echte’ werk.
Scherpstellen van een visie voor de klant
Die executie-fase bestaat uit een flink aantal onderdelen, zowel praktische, die te maken hebben met het plaatsen en maken van het advertentiemateriaal, als administratieve, de facturatie.
Omdat de probleemstelling zo breed was bestond de eerste fase van het project uit een analyse van de pijnpunten in het media-executie proces bij deze organisatie.
Wat zijn onderdelen waar het schadelijk is om fouten te maken? Waar wordt veel hetzelfde, handmatige werk gedaan en relatief weinig voor terugverdient? Welke verbetering verwachten we te behalen, en kunnen we die concreet genoeg maken zodat deze te meten is?
Na analyse kwam naar boven dat het vereenvoudigen en het kwalitatief verbeteren van de productie van de materiaalbon het meest haalbaar, wenselijk en kosteneffectief was.
Een overweging die ik ook maakte was of het project goed aansloot bij de roadmap van Retriever. Welke software we nodig zouden hebben en wat we erbij moesten maken.
Deep dive in het huidige werkproces
Door te onderzoeken hoe de materiaalbon op dit moment gemaakt werd kregen we een beeld van welke informatie in welke vorm en in welk onderdeel van het media-executie proces beschikbaar moest worden gemaakt. Hieruit volgde een eerste high-level ontwerp door de UX designer en een eerste inschatting en risico-analyse door de lead developer. Ondertussen keken we of alle mensen, die we nodig zouden hebben voor het team, beschikbaar zouden zijn.
Presentatie van het voorstel aan de klant
Nu haalbaarheid en risico’s in grote lijnen in kaart zijn gebracht, konden we een eerlijk voorstel geven aan de klant. Na goedkeuring en een stevige juridische en financiële klap op het project, kon het ontwikkeltraject beginnen. We stelden een agenda op om momenten in te plannen voor tussentijdse presentaties van het project. Op deze manier konden we ook input krijgen voor nog openstaande details en hielden we de vinger aan de pols, of we met z’n allen nog op één lijn zaten.
Connecting all colours in the team gets you through the clouds
Inspelen op veranderingen, livegang en nazorg
Dat tussentijds contact en het bijsturen van verwachtingen is een belangrijk onderdeel. Het is belangrijk om een beetje flexibiliteit in te bouwen. Soms valt bijvoorbeeld een bepaalde technische oplossing meer tegen dan verwacht en moet je er omheen ontwerpen. Een superstrakke visie en omschrijving van de doelstelling kan je dan absoluut redden om toch iedereen tevreden te houden. Het is ook belangrijk om alvast na te denken over nazorg, waar ligt welke verantwoordelijkheid, wat zijn consequenties van onderhoud en hoe stem je dat af. En natuurlijk moet je ook goed kijken of het doel behaald wordt, door het succes te meten.